עיצוב מחדש של חוויית הגשת בקשות אקדמיות - מתהליך מסורבל ואיטי לחוויה דיגיטלית חלקה ושקופה
סטודנטים וצוות אקדמי סובלים מתהליך בקשות לא יעיל שגורם לתסכול ובזבוז זמן
סטודנטים ממתינים שבועות לתשובה על בקשות פשוטות, ללא יכולת לדעת מה הסטטוס
אין דרך לעקוב אחרי התקדמות הבקשה או לדעת באיזה שלב היא נמצאת
טפסים מבלבלים, מסמכים חסרים, והצורך לחזור שוב ושוב למזכירות
המזכירות מתמודדת עם מאות בקשות ידניות ללא כלים אוטומטיים לניהול
פורטל דיגיטלי חכם עם ממשק כפול - לסטודנט ולצוות האקדמי
מרכז בקרה אישי עם סטטיסטיקות, בקשות פעילות, ולוח אקדמי במקום אחד
סטטוס מעודכן לכל בקשה עם התראות אוטומטיות בכל שינוי
הנחיות ברורות, שדות מותאמים לסוג הבקשה, והעלאת מסמכים פשוטה
עיצוב נקי, טיפים שימושיים, ותמיכה זמינה בכל שלב
מיפוי מסע המשתמש וזיהוי הזדמנויות לשיפור
| 01חיפוש | 02התחלת הבקשה | 03שליחת הבקשה | 04קבלת תשובה מהמערכת | 05נאמנות | |
|---|---|---|---|---|---|
| שלבי משתמש | גלישה באתר המכללה, חיפוש מידע על בקשות | כניסה למערכת, בחירת סוג בקשה | מילוי טופס, צירוף מסמכים, שליחה | המתנה, קבלת התראה, קריאת תשובה | סיום התהליך, חזרה למערכת בעתיד |
| פעולות משתמש | לחיצה על תפריטים, קריאת דפים | התחברות, מילוי שדות ראשוניים | העלאת קבצים, אישור פרטים | בדיקת מייל, כניסה למערכת | המלצה לחברים, שימוש חוזר |
| מטרות וחוויות | למצוא את סוג הבקשה המתאים | להתחיל את התהליך במהירות | לסיים את התהליך בהצלחה | לקבל תשובה מהירה וברורה | חוויה חיובית שתגרום לשימוש חוזר |
| רגשות ומחשבות | בלבול, חוסר וודאות | חוסר ביטחון, פחד מטעויות | לחץ, חשש מדחייה | חרדה, אי-ודאות | שביעות רצון / תסכול |
| נקודות כאב | מידע מפוזר, ניווט לא ברור | טופס ארוך, שדות לא ברורים | העלאת קבצים מסורבלת, חוסר משוב | זמני המתנה ארוכים, חוסר שקיפות | חוויה שלילית מרחיקה משתמשים |
| הזדמנויות | מנוע חיפוש חכם, קטגוריזציה | הסברים מוקפצים, שמירה אוטומטית | גרירה ושחרור, תצוגה מקדימה, אימות | התראות בזמן אמת, סטטוס מפורט | לולאת משוב, גיימיפיקציה |
מבנה היררכי של התוכן והמידע במערכת עם שני ממשקים - סטודנט ומזכירה אקדמית
פורטל דיגיטלי מרכזי
התחברות למערכת
הגשה ומעקב בקשות
ניהול ועיבוד בקשות
מסע המשתמש המלא של כל פרסונה במערכת
מסע הגשת בקשה ומעקב
התחברות למערכת
סקירת בקשות ולוח אקדמי
בחירת סוג ומילוי טופס
צירוף קבצים נדרשים
שליחת הבקשה
צפייה בסטטוס והיסטוריה
מסע ניהול ועיבוד בקשות
התחברות כמזכירה
סטטיסטיקות והישגים
סינון וצפייה
בדיקת פרטים ומסמכים
בחירת תבנית והפקה
גישה מבוססת מחקר משתמשים ואיטרציות מהירות
ראיונות עם סטודנטים וצוות אקדמי להבנת נקודות הכאב
מיפוי User Journey וזיהוי הזדמנויות לשיפור
עיצוב Wireframes ופרוטוטיפ אינטראקטיבי ב-Figma
בדיקות משתמשים ושיפורים על בסיס משוב
ממשק הגשה ומעקב בקשות לסטודנטים
עיצוב נקי ומזמין עם טיפים לאבטחת החשבון. הממשק מנחה את המשתמש בצורה ברורה ומספק תחושת ביטחון.
מרכז הבקרה האישי של הסטודנט - סטטיסטיקות בקשות, בקשות פעילות, לוח אקדמי עם מועדים חשובים, וטיפים שימושיים.
4 קטגוריות ברורות עם אייקונים ותיאורים מפורטים. המשתמש מבין מיד איזו בקשה מתאימה לו ומה התהליך.
טופס חכם עם הנחיות צד, שדות מותאמים לסוג הבקשה, ואפשרות להעלאת מסמכים בקלות. כולל tooltips ומידע על זמני טיפול.
מסך אישור מפורט עם פרטי הבקשה, זמן טיפול משוער, מידע על קביעת מועד חלופי, ואפשרויות המשך - הכל בשקיפות מלאה.
מעקב בזמן אמת אחרי כל הבקשות עם Timeline מפורט לכל בקשה - מתי הוגשה, באיזה שלב היא, ומתי צפויה להסתיים.
ארכיון מלא של כל הבקשות שהוגשו - סטטוס סופי, תאריכי הגשה והשלמה, עם אפשרות לצפות בפרטים המלאים.
ממשק ניהול ועיבוד בקשות לצוות האקדמי
מסך כניסה ייעודי למערכת המזכירות עם הודעת ברכה מקצועית, שדות התחברות ברורים, וקישורים לתמיכה טכנית.
דשבורד מקצועי עם הישגי היום (23 בקשות טופלו, 1.8 שעות זמן תגובה, 4.9/5 שביעות רצון), מרכז בקרה עם בקשות חדשות ודחופות.
רשימת כל הבקשות עם מסננים מתקדמים (סוג בקשה, סטטוס, דחיפות), פרטי סטודנט, ואפשרות לעיבוד מרובה של בקשות.
מסך עיבוד מפורט עם פרטי הסטודנט, היסטוריית פעולות, פעולות מהירות (אשר/דחה), ופרטי הבקשה המלאים.
מרכז מסמכים עם כלי יצירה מהירה, ספריית תבניות (אישור לימודים, תעודת סיום, גיליון ציונים), ותצוגה מקדימה.
לוג פעילות מלא עם סינון מתקדם, פרטי כל פעולה (יצירת בקשה, עדכון סטטוס, יצירת מסמך), וחיפושים שמורים.
חווה את המערכת בעצמך וראה איך פתרתי את הבעיות
